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信息檔案資料管理

xrprotector.com 來源：互聯(lián)網(wǎng) 作者：俠名類別：修理廠管理時間：2013-10-22

信息檔案資料管理

1、正式文件使用公司標(biāo)準(zhǔn)文檔格式，即有標(biāo)識、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真的信箋紙格式，并注明公司（部門）名稱、簽發(fā)人、發(fā)放部門、日期等。一般技術(shù)材料、培訓(xùn)材料、表格等可簡化，保留公司商標(biāo)即可。

2、第一行文件編號：字體宋體、右對齊、字號五號字。

3、文件編號：

（1）向上級管理部門的報告文件或?qū)ν獍l(fā)函：××公司（辦）字第[2005]XXX號。

（2）經(jīng)理簽發(fā)的管理文檔：××公司（通）字第[2005]XXX號。

（3）銷售部管理文件：××公司（銷）字第[2005]XXX號。

（4）服務(wù)部管理文件：××公司（服）字第[2005]XXX號。

（5）財務(wù)部管理文件：××公司（財）字第[2005]XXX號。

文件編號由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一進(jìn)行編號。一般事務(wù)性聯(lián)絡(luò)可使用《工作聯(lián)絡(luò)單》，不必統(tǒng)一編號。

4、文件標(biāo)題：字體黑體、居中、加粗，字號小二號。

5、正文：字體宋體、字號小四號、行距1.5倍。

6、簽發(fā)：公司通用管理文件及對外公文或函件由總經(jīng)理簽發(fā)；各部門管理文件交總經(jīng)理審核后由部門經(jīng)理（主管）簽發(fā)。

7、發(fā)放：正式文件發(fā)放到各部門或班組需有文件發(fā)放記錄。

8、保存：公司所有文件（報送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發(fā)出及接收的文件）副本由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一保存。

9、傳真：對外發(fā)傳真，統(tǒng)一使用公司標(biāo)準(zhǔn)文檔格式，傳真前附上附頁，說明傳真目的、主題等。

10、借閱：因工作需要借閱文檔，由借閱人申請，經(jīng)文檔管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱和歸還要進(jìn)行登記。

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